Politique de confidentialité & Données personnelles

La présente Politique de confidentialité a pour objet d'expliquer de manière claire comment Truxelo collecte, utilise, conserve, protège et partage les données personnelles dans le cadre :

• de la navigation sur le site internet www.truxelo.com ;


• des formulaires de contact, de demande de démonstration, d'audit flash, de support ou de demande commerciale ;


• des échanges commerciaux, contractuels et support avec Truxelo ;


• de l'utilisation de la Solution SaaS Truxelo par ses clients professionnels ;


• des traitements liés aux missions transport, preuves terrain, documents, factures, e-CMR, mobilité chauffeur et pilotage, selon le périmètre activé.

Truxelo attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s'engage à traiter les données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données — RGPD — et à la législation française applicable.

La Solution Truxelo est destinée à une clientèle professionnelle. Elle n'est pas destinée à la souscription par des consommateurs au sens du Code de la consommation.

Pour les traitements réalisés via le site internet, les formulaires, la prospection commerciale, la gestion des demandes entrantes, la relation commerciale, la facturation, le support et la sécurité de ses propres services, le responsable de traitement est :

TRUXELO
Société par Actions Simplifiée au capital social de 180 330 euros
RCS Troyes : 995 048 527
Siège social :
Hôtel d'entreprise, Technopole de l'Aube
2 rue Gustave Eiffel
10430 Rosières-près-Troyes
France

Email de contact : contact@truxelo.com
Téléphone : 06 19 15 54 45

Truxelo n'a pas désigné de délégué à la protection des données.

Cette situation pourra être réévaluée en fonction de l'évolution de l'activité de Truxelo, notamment si ses activités de base devaient impliquer un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ou tout autre cas rendant la désignation d'un délégué à la protection des données obligatoire.

Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez contacter Truxelo à l'adresse suivante :

contact@truxelo.com

Truxelo peut intervenir avec deux rôles différents selon le contexte.

3.1. Truxelo en qualité de responsable de traitement

Truxelo agit comme responsable de traitement lorsqu'elle détermine elle-même les finalités et les moyens des traitements, notamment pour :

• la gestion du site internet ;
• les formulaires de contact ;
• les demandes de démonstration ;
• les demandes d'audit flash ;
• les demandes commerciales ;
• la prospection B2B ;
• la gestion de la relation client ;
• la facturation Truxelo ;
• le support client ;
• la sécurité de ses propres outils ;
• la gestion administrative, comptable et contractuelle ;
• les communications liées aux services Truxelo.

3.2. Truxelo en qualité de sous-traitant

Lorsque le Client utilise la Solution SaaS Truxelo pour gérer ses propres flux transport, ses utilisateurs, ses conducteurs, ses missions, ses documents, ses preuves terrain ou ses données de facturation, le Client agit en principe en qualité de responsable de traitement, et Truxelo agit en qualité de sous-traitant.

Dans ce cas, Truxelo traite les données personnelles pour le compte du Client, selon les instructions documentées du Client et dans le cadre des CGV/CGU Truxelo, ainsi que de l'Accord de traitement des données personnelles — ou DPA, pour *Data Processing Agreement* — applicable au contrat.

Le DPA encadre les traitements réalisés par Truxelo en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Il est intégré aux CGV/CGU Truxelo ou mis à disposition dans un document contractuel dédié.

Le Client reste responsable de l'information des personnes concernées, notamment ses salariés, conducteurs, exploitants, sous-traitants, clients, chargeurs, destinataires ou contacts opérationnels.

Les données traitées dépendent du contexte d'utilisation.

4.1. Données collectées via le site et les formulaires

Lorsque vous utilisez le site Truxelo ou remplissez un formulaire, Truxelo peut traiter les données suivantes :

• nom ;
• prénom ;
• adresse email professionnelle ;
• numéro de téléphone professionnel ;
• entreprise ;
• fonction ;
• secteur d'activité ;
• taille de flotte ou informations d'organisation communiquées volontairement ;
• contenu du message ;
• besoin exprimé ;
• informations relatives à une demande de démonstration, d'audit flash, de support ou de contact ;
• date et heure de la demande ;
• historique des échanges avec Truxelo.

4.2. Données commerciales et contractuelles

Dans le cadre de la relation commerciale ou contractuelle, Truxelo peut traiter :

• identité et coordonnées des interlocuteurs professionnels ;
• société, adresse professionnelle, numéro SIREN/SIRET, TVA ;
• devis, bons de commande, contrats, factures ;
• informations de paiement et de facturation ;
• périmètre souscrit ;
• nombre de véhicules ;
• modules activés ;
• historique client ;
• échanges commerciaux, emails, comptes rendus et tickets support.

4.3. Données d'utilisation de la Solution SaaS

Lorsque la Solution SaaS est utilisée, Truxelo peut traiter, selon le périmètre activé :

• comptes utilisateurs ;
• rôles, droits et profils d'accès ;
• logs de connexion ;
• actions réalisées dans la Solution ;
• paramètres de compte ;
• référentiels clients, chargeurs, destinataires et contacts professionnels ;
• référentiels conducteurs ;
• référentiels véhicules ;
• référentiels points logistiques ;
• missions ;
• ordres de transport ;
• statuts de mission ;
• documents rattachés ;
• preuves terrain ;
• réserves ;
• photos ;
• signatures ;
• bons de livraison ;
• lettres de voiture ;
• e-CMR selon périmètre activé ;
• données de facturation ;
• exports ;
• données de pilotage et indicateurs ;
• données techniques nécessaires au support et à la sécurité.

4.4. Données conducteurs et terrain

Selon le périmètre activé, notamment en cas d'utilisation de la mobilité chauffeur ou de Services Tiers comme Drivers by B2P, des données liées aux conducteurs et au terrain peuvent être traitées :

• nom et prénom du conducteur ;


• coordonnées professionnelles ;


• affectation à une mission ;


• statut de mission ;


• horaires de chargement ou livraison ;


• preuves terrain ;


• photos ;


• réserves ;


• signatures ;


• documents transmis ;


• e-CMR selon périmètre activé ;


• données de localisation ou de suivi terrain lorsque la fonctionnalité est activée et pertinente pour la mission.

Les données de localisation, lorsqu'elles existent, doivent être utilisées par le Client dans le respect de la réglementation applicable, notamment en matière d'information des salariés et conducteurs.

En principe, les données issues de la géolocalisation des véhicules de salariés doivent être conservées pour une durée limitée, qui dépend de la finalité poursuivie. Certaines finalités peuvent justifier des durées différentes, notamment la preuve d'une intervention, l'optimisation des tournées, le suivi du temps de travail ou le traitement d'une contestation, lorsque cela est nécessaire et proportionné.

4.5. Données techniques

Truxelo peut traiter des données techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration des services :

• adresse IP ;
• logs de connexion ;
• identifiants techniques ;
• type de navigateur ;
• système d'exploitation ;
• terminal utilisé ;
• pages consultées ;
• date et heure de connexion ;
• événements applicatifs ;
• erreurs techniques ;
• données de sécurité ;

préférences cookies.

Truxelo traite les données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, légitimes et proportionnées.

| Gérer les cookies | Fonctionnement du site, analytics, préférences | Consentement pour les cookies non strictement nécessaires ; exemption possible uniquement dans les cas prévus par la réglementation |

Truxelo peut contacter des professionnels dans un cadre B2B pour présenter ses services, proposer une démonstration, partager un contenu utile ou répondre à une demande.

Ces communications peuvent reposer sur l'intérêt légitime de Truxelo lorsque la personne contactée agit dans un cadre professionnel et que la communication est en lien avec son activité.

Chaque personne peut s'opposer à tout moment à la réception de communications commerciales, notamment via un lien de désinscription lorsqu'il est présent, ou en contactant :

contact@truxelo.com

Le site Truxelo peut utiliser des cookies ou traceurs.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et ne nécessitent pas de consentement.

Les cookies ou traceurs non strictement nécessaires, notamment ceux utilisés à des fins de mesure d'audience non exemptée, de marketing, de suivi, de personnalisation avancée ou d'intégration de certains services tiers, sont déposés uniquement après consentement de l'utilisateur lorsque la réglementation l'exige.

Certains outils de mesure d'audience peuvent être exemptés de consentement uniquement lorsqu'ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service et configurés conformément aux critères applicables, notamment limitation à la mesure d'audience, absence de recoupement avec d'autres traitements, durée de conservation limitée, information de l'utilisateur et possibilité d'opposition.

L'utilisateur doit pouvoir accepter, refuser ou paramétrer les cookies avec un niveau de simplicité équivalent. Il peut retirer son consentement à tout moment.

Les détails relatifs aux cookies utilisés, à leurs finalités, à leurs durées de conservation, aux fournisseurs concernés et aux moyens de gérer le consentement sont précisés dans la Politique cookies Truxelo.

Truxelo conserve les données personnelles pendant une durée limitée, proportionnée à la finalité du traitement.

À la fin du contrat SaaS, les Données Client peuvent être restituées selon les modalités prévues aux CGV/CGU Truxelo, notamment dans un délai de 30 jours calendaires suivant la fin effective du contrat, sous réserve des conditions contractuelles applicables.

Les données personnelles peuvent être accessibles, selon les cas, aux destinataires suivants.

9.1. Équipes internes Truxelo

Les données peuvent être accessibles aux personnes habilitées au sein de Truxelo, strictement selon leurs missions :

• direction ;


• équipe commerciale ;


• équipe support ;


• équipe produit ;


• équipe technique ;


• administration et facturation ;


• prestataires autorisés lorsque nécessaire.

Ces accès sont limités selon le principe du besoin d'en connaître.

9.2. Clients Truxelo et utilisateurs autorisés

Lorsque Truxelo agit en qualité de sous-traitant, les données sont accessibles au Client responsable de traitement et à ses Utilisateurs Autorisés, selon les droits paramétrés dans la Solution.

9.3. Sous-traitants et Services Tiers

Truxelo peut recourir à des sous-traitants ou Services Tiers pour fournir ses services, notamment :

• hébergement ;


• maintenance ;


• support ;


• emailing transactionnel ;


• envoi de notifications ;


• mobilité chauffeur ;


• e-CMR ;


• cartographie ;


• facturation électronique ;


• monitoring ;


• sécurité ;


• analytics ;


• gestion commerciale.

Les traitements réalisés par des sous-traitants doivent être encadrés contractuellement.

La liste des sous-traitants ultérieurs de Truxelo est disponible dans le document Sous-traitants ultérieurs Truxelo ou dans l'annexe correspondante aux CGV/CGU.

9.4. Autorités

Truxelo peut communiquer certaines données à des autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire à la défense de ses droits.

Le site internet et la Solution SaaS Truxelo sont hébergés en France chez :

Scaleway SAS
8 rue de la Ville-l'Évêque
75008 Paris
France

Truxelo privilégie des prestataires situés en France, dans l'Union européenne ou dans des pays bénéficiant d'une décision d'adéquation.

Truxelo privilégie le traitement et l'hébergement des données en France et dans l'Union européenne.

Certains Services Tiers ou sous-traitants peuvent néanmoins impliquer un accès ou un transfert de données hors de l'Union européenne, selon les outils activés et le périmètre utilisé.

Dans ce cas, Truxelo veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;


• les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;


• des mesures complémentaires lorsque cela est nécessaire ;


• tout autre mécanisme reconnu par le RGPD.

Les sous-traitants concernés, leur localisation et les garanties applicables sont précisés dans la liste des Sous-traitants ultérieurs Truxelo ou dans les documents contractuels applicables.

Truxelo ne procède pas volontairement à des transferts hors Union européenne sans base juridique ou garantie appropriée.

Truxelo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques associés.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

• hébergement sécurisé ;


• chiffrement des communications ;


• gestion des accès par comptes individuels ;


• restriction des droits selon les profils ;


• journalisation ;


• supervision ;


• sauvegardes ;


• cloisonnement logique ;


• contrôle des accès internes ;


• procédures de support ;


• mesures de détection et de traitement des incidents ;


• sensibilisation des personnes habilitées ;


• obligation de confidentialité.

Aucune mesure de sécurité ne permet toutefois de garantir un risque zéro. Le Client et les Utilisateurs doivent également contribuer à la sécurité en protégeant leurs identifiants, en limitant les accès et en signalant toute anomalie ou suspicion d'incident.

Lorsque le Client active les fonctionnalités concernées, Truxelo peut traiter ou permettre le traitement de données liées à la mobilité chauffeur, aux preuves terrain et à l'e-CMR.

Ces données peuvent comprendre :

• mission transmise au conducteur ;


• statut de mission ;


• preuve de chargement ou livraison ;


• signature ;


• réserve ;


• photo ;


• document joint ;


• lettre de voiture électronique ;


• donnée de suivi ou de localisation selon le périmètre activé ;


• historique de mission ;


• lien entre mission, preuve, document et facture.

Certaines fonctionnalités peuvent dépendre de Services Tiers, notamment Drivers by B2P.

Le Client reste responsable :

• d'informer les conducteurs et personnes concernées ;
• de déterminer les finalités de traitement ;
• de vérifier la licéité du traitement ;
• de définir les habilitations internes ;
• d'utiliser les données de manière proportionnée ;

de respecter les règles applicables en matière de droit du travail, géolocalisation, preuve, transport et conservation documentaire.

Lorsque le périmètre activé le permet, Truxelo peut traiter des données nécessaires à la préparation, à la structuration, à l'export ou à la transmission de documents et factures.

Ces données peuvent comprendre :

• informations clients ;


• informations destinataires ;


• prestations transport ;


• montants ;


• TVA ;


• lignes de facture ;


• documents justificatifs ;


• preuves rattachées ;


• données nécessaires à Factur-X ou à la facturation électronique selon périmètre activé ;


• exports comptables.

Truxelo ne se substitue pas au Client, à son expert-comptable, à sa plateforme de facturation électronique ou à ses conseils pour la validation de ses obligations fiscales, comptables ou réglementaires.

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

• droit d'accès ;


• droit de rectification ;


• droit d'effacement ;


• droit d'opposition ;


• droit à la limitation du traitement ;


• droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;


• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement ;


• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Ces droits s'exercent dans les limites prévues par la réglementation applicable.

Truxelo ne prend pas, pour son propre compte, de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne ou l'affectant de manière significative de façon similaire.

La Solution peut aider les utilisateurs à organiser, structurer, afficher, filtrer, prioriser ou analyser des informations liées à l'exploitation transport, selon le périmètre activé.

Les décisions opérationnelles, organisationnelles, commerciales, disciplinaires ou RH prises à partir des informations affichées dans la Solution relèvent du Client, de ses utilisateurs habilités et de ses propres processus internes.

Si une fonctionnalité future devait impliquer une décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs au sens du RGPD, Truxelo mettrait à jour la présente Politique de confidentialité et les documents contractuels applicables.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Truxelo :

Par email : contact@truxelo.com

Par courrier :
TRUXELO
Hôtel d'entreprise, Technopole de l'Aube
2 rue Gustave Eiffel
10430 Rosières-près-Troyes
France

Afin de traiter la demande, Truxelo peut demander des informations complémentaires permettant de confirmer votre identité ou de préciser le périmètre de la demande.

Truxelo s'efforce de répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande complète. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse, conformément à la réglementation applicable.

Lorsque Truxelo agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un Client, certaines demandes doivent être adressées directement au Client responsable de traitement. Truxelo pourra alors transmettre ou orienter la demande vers le Client concerné, selon le contexte.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que vos données ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

Site internet : www.cnil.fr

Les services Truxelo sont destinés à des professionnels.

Truxelo ne cherche pas à collecter de données relatives à des mineurs via son site ou sa Solution SaaS.

Si une donnée relative à un mineur était transmise à Truxelo par erreur, la personne concernée ou son représentant légal peut demander sa suppression à l'adresse :

contact@truxelo.com

Truxelo peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• de l'évolution du site ;


• de l'évolution de la Solution ;


• de l'évolution des Services Tiers ;


• de l'évolution des traitements réalisés ;


• de l'évolution des obligations légales ou réglementaires ;


• de l'évolution de l'organisation de Truxelo.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.

En cas de modification substantielle, Truxelo pourra informer les utilisateurs ou clients concernés par tout moyen approprié.

La présente Politique de confidentialité doit être lue avec :

• les Mentions légales Truxelo ;
• les Conditions Générales de Vente et d'Utilisation Truxelo ;
• l'Accord de traitement des données personnelles ou DPA, intégré aux CGV/CGU ou signé séparément avec le Client ;
• la Politique cookies Truxelo ;
• la liste des Sous-traitants ultérieurs Truxelo ;

les documents contractuels applicables au Client.