À quoi ça sert concrètement
En exploitation, la lettre de voiture sert trois fonctions à la fois : elle prouve la prise en charge, elle prouve la livraison, et elle porte les réserves. C'est le seul document que l'on retrouve chez toutes les parties, et c'est celui qui tranche la plupart des discussions sur l'état de la marchandise ou l'heure d'arrivée.
Exemple concret : un destinataire conteste avoir reçu 14 palettes et affirme n'en avoir reçu que 13. La discussion se règle en regardant le document : nombre de colis déclaré, signature du destinataire, réserve éventuelle. Si le conducteur a fait signer sans mention de manquant, la position du transporteur est solide ; si le document est signé « sous réserve de contrôle » sans autre précision, la position se dégrade. La qualité de la mention l'emporte sur la mémoire des acteurs.
Sa deuxième vie est comptable. Dans beaucoup de PME, la facture n'est émise qu'après retour du document signé, et la vitesse d'encaissement dépend donc mécaniquement de la vitesse à laquelle les documents remontent du terrain vers le bureau. Les jours perdus à ce stade ne se rattrapent jamais dans le processus de relance.
Ce que dit la réglementation
En transport international, les mentions de la lettre de voiture relèvent de la convention CMR. En transport intérieur français, l'existence d'un document de transport accompagnant la marchandise et les mentions attendues relèvent du code des transports et des contrats types applicables.
La liste des mentions attendues dépend du type de transport et du contrat type applicable à la prestation.
Contenu informatif, à jour de notre meilleure connaissance des textes cités. Il ne constitue pas un conseil juridique.
Comment Truxelo le gère
Truxelo fait remonter la lettre de voiture depuis le terrain, en version électronique, avec la signature, les réserves et les photos rattachées à la mission. Le document n'attend donc pas le retour physique de la pochette pour être exploitable au bureau. L'administratif contrôle un dossier complet et déclenche la facturation plus tôt, avec les preuves associées.
Voir e-CMR & preuves terrainTermes liés
- CMRConvention internationale qui encadre le contrat de transport routier de marchandises entre deux pays, et la lettre de voiture qui en découle.
- e-CMRVersion électronique de la lettre de voiture CMR, signée et consultée numériquement au lieu d'être imprimée.
- Ordre de transportDocument interne qui traduit la commande d'un client en instructions d'exécution complètes pour l'exploitation.